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POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de TRANSTURISMO ROCA S.A.S., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

MARCO NORMATIVO

A continuación, se presenta la normatividad vigente en Colombia para la seguridad de la información y en especial, acerca de la Protección de los Datos Personales:

  • Constitución Política, Artículo 15: Todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.
  • Constitución Política, Artículo 20: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios de comunicación masiva.
  • Ley Estatutaria 1581 de 2012: Reconoce y protege el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que sean susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.
  • Decreto 1074 de 2015: (Capitulo 25).- Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo en Colombia
  • Demás normas, reglamentos, circulares y disposiciones que modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten el régimen de protección de datos personales aplicable a TRANSTURISMO ROCA S.A.S.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

TRANSTURISMO ROCA S.A.S identificada con NIT 901.399.148-2 es una empresa especializada en el servicio transporte especial, debidamente habilitada por el Ministerio de Transporte mediante resolución 20214250030065, con domicilio en la Carrera 78 17 55 Ofc. 602 Edificio Meridiano 13, en la ciudad de Bogotá, Colombia, nos podrá contactar en el teléfono 601 9277692 o a través del correo electrónico pqrs@transroca.com.co. TRANSTURISMO ROCA S.A.S actúa como Responsable del Tratamiento. Para el cumplimiento de sus fines, podrá apoyarse en Encargados del Tratamiento externos (proveedores de tecnología, GPS, gestión contable o de nómina) bajo contratos de transmisión de datos que garanticen la seguridad de la información.

AUTORIZACIÓN

TRANSTURISMO ROCA S.A.S., sin perjuicio de las excepciones previstas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 y en el ejercicio propio de sus funciones:

  • Solicitará en el momento de la recolección del dato personal, la autorización del titular para el tratamiento de estos.
  • La autorización se debe obtener por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, de manera verbal, telefónica o en cualquier otro mecanismo que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos.
  • Conservará prueba de la autorización otorgada por los titulares.
  • Se acogerá a los casos en que no es necesaria la autorización, relacionados en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, como cuando, por ejemplo, el ingreso a las instalaciones de la empresa con el conocimiento de la existencia de sistemas de video vigilancia. En el caso de los sistemas de videovigilancia, TRANSTURISMO ROCA S.A.S. informará a los Titulares sobre la existencia de estos sistemas mediante avisos visibles y legibles ubicados en los accesos y en las zonas objeto de vigilancia, indicando el Responsable del Tratamiento, las finalidades del tratamiento, los derechos de los Titulares y los canales dispuestos para ejercerlos. El ingreso o permanencia en las zonas sometidas a videovigilancia, una vez se haya suministrado dicha información, podrá constituir una conducta inequívoca del Titular respecto del tratamiento de sus imágenes, de conformidad con las disposiciones aplicables.

CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

En estos casos, aunque no sea necesaria la autorización previa del Titular, quien realice el Tratamiento deberá cumplir las demás disposiciones y principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento que realizará TRANSTURISMO ROCA S.A.S., con la información personal para el cumplimiento de los objetivos misionales se realizará únicamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las específicas otorgadas por el titular, incluyendo las siguientes finalidades:

  • Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la empresa en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
  • Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
  • Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por TRANSTURISMO ROCA S.A.S.
  • Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
  • Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con capacitaciones, noticias de la empresa, o mejora de servicio.
  • Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
  • Suministrar la información a terceros con los cuales TRANSTURISMO ROCA S.A.S., tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
  • Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
  • Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual TRANSTURISMO ROCA S.A.S., tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.) para la ejecución de las mismas.
  • La elaboración de estudios técnico – actuariales, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias de mercado y, en general, investigaciones de campo y de tipo académico.
  • Prestar los servicios ofrecidos por TRANSTURISMO ROCA S.A.S., y aceptados en el contrato suscrito entre las partes.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por TRANSTURISMO ROCA S.A.S., con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o de prestación de servicios, según lo disponga la ley.
  • Ofrecer programas de bienestar corporativo, y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
  • Garantizar la seguridad en las instalaciones y fuera de ellas, cuando corresponda, en cumplimiento del programa de seguridad y salud en el trabajo y el plan de seguridad vial, según aplique.
  • Realizar actividades de videovigilancia mediante la captación, grabación, almacenamiento, conservación, consulta y reproducción de imágenes obtenidas mediante sistemas de videovigilancia utilizados por TRANSTURISMO ROCA S.A.S., con las finalidades de garantizar la seguridad de las personas y bienes, controlar el acceso, prevenir e investigar incidentes, proteger las instalaciones y atender los requerimientos de las autoridades competentes cuando corresponda.
  • Realizar actividades de geolocalización y monitoreo mediante sistemas GPS instalados o asociados a los vehículos utilizados por TRANSTURISMO ROCA S.A.S., con el fin de realizar seguimiento a la operación del servicio de transporte, verificar recorridos y rutas, controlar tiempos y desplazamientos, fortalecer la seguridad vial, atender situaciones de emergencia, gestionar incidentes y facilitar el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales y operativas.
  • Realizar el registro de ingreso y salida de los trabajadores mediante sistemas de identificación biométrica, incluida la huella dactilar, con el fin de verificar la identidad del trabajador, registrar las horas de ingreso y salida, controlar la jornada laboral y gestionar los registros correspondientes al cumplimiento de las obligaciones laborales.

SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA Y SEGURIDAD

  • TRANSTURISMO ROCA S.A.S. podrá utilizar sistemas de videovigilancia mediante cámaras de seguridad instaladas en sus oficinas, cuando ello resulte necesario para el cumplimiento de las finalidades establecidas en la presente Política.
  • La captación, grabación, almacenamiento, conservación, consulta y reproducción de las imágenes obtenidas mediante estos sistemas constituye tratamiento de datos personales y se realizará de conformidad con los principios, derechos y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.
  • Las imágenes podrán corresponder a trabajadores, contratistas, proveedores, usuarios, clientes, visitantes, acompañantes y demás personas que ingresen o permanezcan en las zonas sometidas a videovigilancia.
  • Los sistemas de videovigilancia serán utilizados respetando la dignidad humana, la intimidad, la honra y los demás derechos fundamentales de los Titulares.
  • TRANSTURISMO ROCA S.A.S. no instalará cámaras en baños, vestidores, áreas destinadas al descanso personal o en otros lugares donde exista una expectativa razonable de privacidad.
  • El acceso a las imágenes estará restringido al personal autorizado por TRANSTURISMO ROCA S.A.S., de acuerdo con sus funciones y responsabilidades. Las imágenes podrán ser utilizadas como elemento de apoyo o evidencia para la investigación de incidentes, accidentes, daños, pérdidas, incumplimientos o hechos que puedan dar lugar a actuaciones administrativas, disciplinarias, contractuales o judiciales.
  • Cuando las imágenes sean requeridas por autoridades administrativas, judiciales o de policía competentes, podrán ser suministradas de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
  • Las imágenes serán conservadas durante el tiempo que resulte necesario y proporcional para cumplir las finalidades previstas en esta Política, teniendo en cuenta la capacidad técnica de los sistemas implementados y las obligaciones legales o contractuales aplicables. Cuando una grabación sea necesaria como evidencia o se encuentre relacionada con una investigación, reclamación, proceso disciplinario, administrativo, contractual o judicial, podrá conservarse durante el tiempo necesario para atender la situación correspondiente.
  • TRANSTURISMO ROCA S.A.S. informará a las personas que ingresen o permanezcan en zonas sometidas a videovigilancia mediante avisos visibles y legibles, ubicados en lugares de fácil identificación, especialmente en los accesos y áreas objeto de vigilancia.

TRATAMIENTO DE DATOS MEDIANTE SISTEMAS DE GEOLOCALIZACIÓN

TRANSTURISMO ROCA S.A.S. podrá utilizar sistemas de geolocalización y dispositivos GPS instalados o asociados a los vehículos utilizados para la prestación de sus servicios, con el propósito de realizar seguimiento y control de la operación de transporte. La información obtenida mediante estos sistemas podrá incluir datos relacionados con la ubicación, recorridos, rutas, desplazamientos, tiempos y demás información necesaria para el seguimiento de la operación, de acuerdo con las características técnicas de los sistemas implementados. El tratamiento de esta información tendrá como finalidades, entre otras, realizar seguimiento a los vehículos y servicios, verificar el cumplimiento de rutas y recorridos, fortalecer la seguridad de los pasajeros, conductores y demás usuarios, gestionar situaciones de emergencia, prevenir e investigar incidentes, atender requerimientos de clientes y autoridades competentes y cumplir obligaciones legales, contractuales y operativas. El acceso a la información de geolocalización estará restringido al personal autorizado y a los Encargados del Tratamiento que intervengan en la prestación de los servicios tecnológicos correspondientes, de acuerdo con sus funciones y obligaciones contractuales. TRANSTURISMO ROCA S.A.S. adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para proteger la información obtenida mediante estos sistemas y evitar su acceso, uso o divulgación no autorizados. La información de geolocalización será conservada durante el tiempo que resulte necesario y proporcional para cumplir las finalidades previstas en esta Política y las obligaciones legales o contractuales aplicables.

TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

TRANSTURISMO ROCA S.A.S. asegurará que, en el manejo de datos personales de niños, niñas y adolescentes, se respete sus derechos fundamentales, así como garantizará que dicha información sea utilizada respondiendo a su interés superior, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que resulten aplicables. así:

  • Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  • Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
  • Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
  • Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que resulten aplicables.

DERECHOS DE LOS TITULARES.

El Titular de la información que reposa en las bases de datos de TRANSTURISMO ROCA S.A.S tiene los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar, verificar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del tratamiento.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
  • Tener acceso en cualquier momento a la política de tratamiento de datos que se le aplica a sus datos personales.
  • Tener conocimiento del medio de contacto por el cual puede acceder a sus derechos como Titular ante el Responsable o Encargado del Tratamiento.
  • Revocar total o parcialmente la autorización del tratamiento de sus datos por parte de TRANSTURISMO ROCA S.A.S En caso de revocatoria total por parte del Titular TRANSTURISMO ROCA S.A.S solo podrá usar los datos en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones o incumplimiento al régimen de protección de datos personales.

MEDIOS DE CONTACTO PARA EJERCER SUS DERECHOS

El Titular podrá ejercer sus derechos sobre sus datos personales haciendo solicitud escrita o vía correo electrónico. Por solicitud escrita a la dirección comercial de la empresa TRANSTURISMO ROCA S.A.S, siendo la Carrera 78 17 55 Ofc. 602 Edificio Meridiano 13, en la ciudad de Bogotá, Colombia. Dicha dirección puede ser modificada en cualquier momento y sin previo aviso, motivo por el cual el Titular deberá verificar la dirección física en el momento que requiera realizar cualquier solicitud. Por correo electrónico a la dirección pqrs@transroca.com.co

PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS, SOLICITUDES O RECLAMOS POR PARTE

DEL TITULAR

El Titular podrá ejercer sus derechos ante TRANSTURISMO ROCA S.A.S realizando previa solicitud por medio de los canales ya mencionados. Siendo necesario que la solicitud exprese de manera clara sus datos de contacto físico, electrónico y el objetivo de la solicitud, todo ello con la finalidad de dar respuesta a su solicitud. Toda solicitud o reclamo debe contener un Documento que acredite la identidad del Titular. Cuando la solicitud tenga por objeto la rectificación o actualización, el Titular deberá indicar las correcciones a realizar y adoptar la documentación que avale su petición. El Titular de los datos personales puede revocar la autorización concedida en cualquier momento, exceptuando de lo anterior aquellos eventos en los cuales lo impida una disposición legal o contractual. El Titular deberá informar con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el Titular manifiesta que desea revocar el Tratamiento de sus datos personales para ciertas finalidades específicas, escenario en el que el titular deberá indicar la finalidad que desea eliminar. De acuerdo con el Capítulo 25 del Decreto Único 1074 de 2015, los tiempos de respuesta se gestionarán de la siguiente manera:

  • Consultas (Saber qué datos tiene la empresa): Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no fuere posible resolverla en dicho plazo, se informará al interesado los motivos de la demora y se fijará una fecha de respuesta que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • Reclamos (Actualizar, corregir, suprimir datos o revocar autorización): Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane los fallos; si pasan dos (2) meses sin que el usuario responda, se entenderá que desistió. Si no es posible atender el reclamo en el plazo inicial, se informará al usuario y se dará respuesta en un término máximo de ocho (8) días hábiles posteriores.

Si la solicitud no contiene los datos de contacto suficientes, o no expongan de manera expresa los hechos que permitan a TRANSTURISMO ROCA S.A.S atender y dar trámite a la petición, se le comunicará tal situación al remitente dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la solicitud para que haga llegar la información necesaria dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo del requerimiento, de no hacer llegar las aclaraciones solicitadas se considerará como desistida la petición.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

TRANSTURISMO ROCA S.A.S no vende, comercializa, ni transfiere la información personal que el Titular entregue y de la cual haga Tratamiento, excepto en los casos permitidos por la ley. La información personal entregada por los Titulares sólo es accesible por un número limitado de personas que tienen permisos especiales para ingresar a estos sistemas y que están comprometidos a mantener la confidencialidad de los datos. En todos los casos TRANSTURISMO ROCA S.A.S realiza acuerdos de confidencialidad con las personas que tienen acceso a la información, para garantizar el respeto de la misma.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

TRANSTURISMO ROCA S.A.S., en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que resulten aplicables sobre protección de datos personales, garantiza la confidencialidad, seguridad y adecuada gestión de la información sensible recolectada durante la aplicación de pruebas de detección de alcohol o sustancias psicoactivas. Se obtendrá consentimiento expreso y previo del titular, salvo en los casos excepcionales establecidos por la ley. Los resultados obtenidos serán tratados exclusivamente por el personal autorizado, y solo se divulgarán a quienes estrictamente requieran conocerlos para tomar decisiones en el marco de las funciones legales y contractuales, tales como: el Coordinador de HSEQ, la Gerencia General, el personal médico autorizado, y el propietario del vehículo cuando aplique. Toda la información será almacenada bajo estrictas medidas de seguridad, no será utilizada para fines distintos a los establecidos en la política de prevención del consumo y estará sujeta a los derechos de consulta, rectificación o supresión por parte del titular. La empresa reitera su compromiso con el respeto por los derechos fundamentales, especialmente el derecho a la intimidad, dignidad y debido proceso.

TRANSTURISMO ROCA S.A.S. podrá realizar el tratamiento de datos biométricos de los trabajadores, incluida la huella dactilar, mediante sistemas de control de asistencia utilizados para verificar la identidad del trabajador y registrar las horas de ingreso y salida, con el fin de controlar la jornada laboral y gestionar los registros correspondientes al cumplimiento de las obligaciones laborales. Por tratarse de datos personales sensibles, TRANSTURISMO ROCA S.A.S. informará previamente al Titular sobre el carácter sensible del dato, la finalidad específica de su tratamiento y que su suministro es facultativo. El tratamiento de la huella dactilar se realizará previa autorización expresa del Titular, de conformidad con la normativa aplicable.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

TRANSTURISMO ROCA S.A.S. adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento y prevenir su pérdida, destrucción, adulteración, consulta, uso, acceso o divulgación no autorizados. Teniendo en cuenta que ningún sistema de seguridad de la información es completamente infalible, TRANSTURISMO ROCA S.A.S. gestionará los incidentes de seguridad que puedan comprometer datos personales y, cuando corresponda, informará a los Titulares y/o a las autoridades competentes de conformidad con la normatividad aplicable.

TRANSTURISMO ROCA S.A.S TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

En concordancia con la ley 1581 de 2012, se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos y den cumplimiento con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia. Esta prohibición tendrá excepción cuando se trate de:

  • Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
  • Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

ACTUALIZACION Y VIGENCIA

Esta Política fue aprobada por la Alta Dirección de TRANSTURISMO ROCA S.A.S. y entra en vigencia a partir de su publicación. Su aplicación será indefinida, y podrá actualizarse conforme a las disposiciones que emita la Superintendencia de Industria y Comercio u otros entes regulatorios. Cualquier cambio sustancial en esta Política será informado oportunamente a los titulares mediante los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web institucional: https://www.transroca.com.co/tratamiento-de-datos-personales. Los datos personales serán tratados mientras persista la finalidad autorizada por el titular o exista un deber legal o contractual para conservarlos. Cumplidas dichas finalidades, los datos serán eliminados de las bases institucionales, salvo que medie disposición legal en contrario.

VIGENCIA DEL DATO

Las bases de datos y archivos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos podrán ser eliminados de las bases institucionales.

 

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